企业工作流设计原则及多项目整合开发注意事项

在现代企业管理和运作中，规范化的企业信息系统工作流已经成为其重要核心和灵魂。越来越多企业与组织为了替代原本的纸质申请和审批，纷纷在公司管理和运转中引入审批工作流，用以提高公司的运转效率以及规范化相关管理制度。

 

 

 

一般来说，信息化工作流内所包含的内容基本都大同小异，但其内部逻辑数据的处理却有所区别，大致分为以下几点：

 

一．角色

 

每个人在组织或者企业中的岗位职责和层级都不同，需要完成的任务也不一样，所以与其相匹配的权限也有所不同。在审批流程中，大致划分为两类：

 

1. 发起人

 

发起人是一个流程的主要关系者，是最关心审批进展的人，发起人完成的主要是事务性、操作性的工作。从发起人的角度来说，在创建完审批事项后，还需要完善相关信息、催促审批人及时处理、跟进驳回修改意见、重新提交。

 

2. 审批人

 

审批人需要完成流程中的决策性工作，因此在审批人的视角，内容和操作都应该尽量精简：只展现出最重要的信息，避免过多信息影响判断，只进行必要操作，不能有过多选择或操作，且需要保留审批历史，以便追溯。

 

二. 内容：提炼最小集合

 

由于审批事项的不同，所以其流转内容也会有所不同。对于审批流程设计来说，需要在实际业务中提炼出最核心的内容，首先可帮助减轻发起人的工作负担，其次可提高决策的准确性和效率。

 

例如一个请假审批流程，核心就是请假时间、事由和请假类型；而一个立项投决的审批，则需要重点展示立项会的表决结果，同时还需要把会议记录作为附件带上，以便在必要时可以查看，在交互上，这里同样需要注意内容的归类、收纳。

 

设计要点在于尽可能精炼内容，要注意保留必要内容，但凡是系统可自动获取的数据，就尽量避免发起人手动输入预置的常用内容，用选择的方式替代输入的，同时也能提高内容规范性。

 

三. 流程

 

1. 自主选定审批人流程

 

这是一种比较轻量、灵活的审批流程形式，适用没有标准化工作流程的小规模企业。当流程发起人发起审批事项时，需要自动选择下一个环节的审批人，而下一个环节的审批人审批通过后，可以选择继续流转到再下一人，也可结束这个流程。

 

2. 串行流程

 

只有当每个环节的审批人通过流程后，才会进入到下一环节。每个环节的驳回，可以根据业务需要，设计成驳回到发起人、驳回到上一环节或回到指定环节重新审批，或兼而有之，作为选项供审批人选择。

 

3. 并行流程

 

并行流程是审批环节需要多人（角色）审批同意才算通过，有两种方式：任意一人审批通过即进入下一环节 & 必须所有人审批通过才进入下一环节。

 

上述第一个方式比较好理解，而后者和串行流程容易混淆，即同样是要多个人审批，但一种是同时，一种是分时。其具体区别是审批人是否为同一个级别，并行的方式其实类似于同级别的会签，而串行方式适合有上下层级关系的情况。

 

并行流程的驳回则相对简单，一般为只要有一个审批者驳回则该环节即算驳回。

 

 

4. 条件触发流程

 

条件触发流程在审批工作流中也比较常见，某个审批环节要由谁（角色）审批，需要取决于条件判断。例如金额低于1万元由财务总监审批通过后即结束，金额在1万元以上则由副总裁审批通过后即结束。

 

 

5. 混合流程

 

顾名思义，混合流程就是混合了以上几种流程，还是以上述金额审批为例，若金额低于1万元，由财务审批通过后即结束；金额在1万元到10万元的，需要先由财务审批，之后交由副总裁审批通过后即结束；金额高于10万元的，需要由董事长和总裁一同审批通过后才结束。

 

四. 动作

 

1. 通过

 

“通过”动作由审批人操作，是否需要输入通过原因、通过原因是否必填需要根据业务实际情况决定。要点在于：简单申请不需要手动填写通过原因，或者提供常用选项，复杂申请可选择手动添加详情。

 

2. 驳回修改

 

“驳回修改”动作由审批人操作，与通过不同，为了方便发起人修改与优化，驳回原因一般需要设定成必填项，否则发起人或前一审批环节的参与者将无法获取被驳回的理由、和修改建议。驳回修改可根据业务需要，可包含以下三个逻辑：

驳回到发起人 & 驳回上一环节 & 驳回到选定的之前的某个审批环节。

 

3. 重新提交

 

“重新提交”由发起人操作，和驳回修改是一一对应的。需要注意的是，审批人审批重新提交的内容时，需要附带上一次驳回的原因。

 

4. 取消

 

取消动作可选，一般来说是发起人取消，而不是审批人取消，原因如下：

审批人只关心审批事务过是通过还是驳回，取消和驳回含义容易混淆，要注意区分。当然，发起人是否能取消，可由配置项进行设置。

 

五. 权限

 

权限的控制贯穿在审批流程的方方面面，上述的角色、内容、流程和动作都会涉及到权限的控制。权限体系的设计是一个大工程，在审批流程中，采用基于角色的访问控制体系（RBAC）是一个不错的选择：

 

“基于角色的访问控制体系，包括用户、角色、目标、操作、许可权五个基本数据元素，每个角色至少具备一个权限，每个用户至少扮演一个角色，可以对完全不同的角色分配完全相同的访问权限，用户和角色是多对多的关系。”

 

操作和许可权，其内容可区分为功能权限和数据权限，什么人可以发起什么审批，由功能权限控制相应角色在审批流程中可见的数据，由数据权限控制相应人/角色可以审批的环节。

 

六. 配置和扩展性

 

审批工作流的配置灵活度和开发复杂度成反比，具体要灵活到什么程度，需要由业务需求决定。一般针对企业开发后台系统的灵活性相对较少，而面向多个企业的商业化的系统则灵活性要求高。配置的灵活性体现在以下方面：

 

审批流程的类型，可修改具体的审批环节，可增删改的各个环节审批人/角色，可配置的审批相关的权限。

 

七. 效率

 

工作流的核心目标是提高企业和组织的运行效率，如果线上审批流程效率还不如原来的纸质操作，那这个流程的设计就是失败的，也失去了意义。因此，在完成审批流程的设计后，还需要花精力对流程的效率进行审视和优化。提升审批流程效率，要注意尽可能精简审批的操作，做好流程操作的引导。

 

总结

 

审批流程是中后台工作流的基础应用，我们在设计的过程中，把握的核心要点是“提高效率，规范管理”，在设计过程中要时时回头审视，以免脱离了这个最重要的目标。

 

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