协同办公解决了哪些企业管理的内部问题

一、信息化的三大孤岛问题

信息技术是企业实现管理优化的一个重要手段，但我们发现，信息化的实践过程中，常常会面对”信息孤岛”、”应用孤岛”和”资源孤岛”三大难题，这三大难题与企业的管理需求产生了难以调和的矛盾：

“信息孤岛”和信息共享的矛盾－ 不同的信息以不同的结构（如EMAIL、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档）在不同的数据库、主机、文件服务器、应用系统上存在，而这些系统缺乏相互连接的信息渠道，数据被封存并缺乏应有的关联，从而给企业获取有用信息带来很大障碍。

“应用孤岛”和业务整合的矛盾－ 针对自己某方面管理需求而引入的各种应用系统，在单个业务领域的管理上无疑有自己的特点，但由于它们无法面向整个的业务过程，各个系统之间也难以紧密集成，使得企业”环环相扣”的业务被这些分散的系统”分隔”开来，企业不得不花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换，造成运营效率低下和反应迟缓。

“资源孤岛”和资源协同的矛盾－ 企业运作的基本元素 “人”、”财”、”物”、”信息”和”流程”，不能统一的被管理并在突破各种屏障和边界的工作环境下进行调配和紧密的整合，因而难以为企业的目标进行一致性的协作和服务。

而协同管理的出现无疑为这些问题提供了有力的解决方案。协同管理提供了一种”整体应用”的方案，它关注的是全面的调控，更有利于对企业的各种资源进行充分整合，让这些被分隔开来的资源重新处于统一管理和调配下，使企业从获得”局部优化”到获得”整体优化”。

二、移动化带来了组织的三大变革

移动化不只是给我们带来生活工作的便利，还将从根本上改变我们的时空概念、业务模式和组织关系；它将深度影响目前企业营运管理的 模式，泛微认为移动互联将给我们带来三大变革：

时空变革－移动互联网构建的是一个更加全新的协同空间，无论何时何地客户、员工、伙伴、供应商、经销商化身为无处不在的存在链接（他们习 惯于通过移动互联网发起或进行信息交互、服务沟通），因此企业需要与移动互联无缝链接，在移动终端实现内外部资源的协同联动， 不管时空在哪，都能够服务客户、都能与同事进行任务协作，现有的时空格局将被移动互联打破。

业务变革－移动互联网使得客户与员工点对点交流变成常态，让客户成为了组织的中心，所以企业需要一个统一的移动平台，为客户随时可能发起 的点对点沟通需求提供一个入口，同时提供必要的信息资源支撑。与此同时，全员面向客户服务的需要使企业内部的运营管理更加趋向客户导向，企业需要构建起更为柔性化的以客户为中心的组织，为电商化模式的业务变革创造条件。

关系变革－随着以价值追求为核心的年轻一代的成长，企业组织正从传统的树状结构向网状结构进化，一方面组织的范围正在扩大，另一方面组织 以呈现个体价值为目标将变得更为显著。任何组织都需要为每一个成员提供发挥自己价值的互联平台，使得组织内的每一个人的工作都 可以以自身为中心来运转，同时也时刻以他人为中心来转动，所以组织的关系将会发生重构。

三、协同管理的三个方面

针对孤岛与变革，协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同，业务的协同和资源的协同。

信息协同：企业中的各种信息都是存在着联系的，例如费用报销，这笔费用是什么时间花的，为哪个项目花的等等这些都是与报销单相关的信息。如果这些关联的信息被封存在不同的数据库或应用平台中，审批者就只能得到简单电子化的报销单而无从获得更多的信息以支持决策。协同管理则提供了更好的解决方案，它将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张”信息网”，每个信息节点之间依靠某种，或某几种业务逻辑关系进行关联，访问者就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻松自如的穿梭在这张信息网中并获取自己关心的信息。在协同管理平台中，审批者可以从这张报销单开始，迅速了解各种关联信息，包括费用花费的时间、地点、金额，并进而了解这笔费用花费后的项目进展情况，总体预算情况等等。管理的一个重要方面就是对真实的、全局信息的了解，而协同管理无疑提供了这样的可能性。

应用协同：一个形象的比喻，现代化企业就象一台不停运转着的精密机器，企业的各个业务环节就象是机器上的各个部件，任何一个部件出了问题就会对整台机器的运转造成影响。从表面上来看，企业的业务被分为各个业务环节并归属于某个部门或某个人员负责，事实上这些业务环节之间有着千丝万缕的关系，更为重要的是他们都必须为企业的共同目标而运作。例如一个客户会，会涉及到客户名单（销售部业务）、市场宣传资料和方案（市场部业务）、相关物资领用或采购（行政部业务）、发票和费用（财务部业务）等。关注某个或某些业务环节的传统软件由于无法对其它的业务环节进行统筹管理，因而企业就不得不在多个应用软件之间切换以保证同步运作。而协同管理平台则可以对这些业务环节进行充分的整合并纳入统一平台进行管理，任何一个业务环节的动作都可以轻松”启动”其它关联业务的运作，并对相关信息进行及时更新，从而实现业务与业务之间的平滑连接。

资源协同：企业的各种资源，包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素。协同管理将这些资源整合在统一的平台上，并通过网状信息和关联业务的协同环境将它们紧密的联系在一起。然而要进一步实现对这些资源的协调和优化，很重要的一点就是这些资源能够随着企业的某个目标或者某项事务而被灵活的组织起来并进行协作，为这个目标或事务“各司其能”并发挥最大的价值，换言之，也即各种资源能够随企业的需要而及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作。

例如人与人之间的协作，在企业的每个角落里每天都在发生着。在协同管理平台中，人与人之间的屏障被打破，并可被随时调动起来组成跨部门、跨企业、跨地域的”虚拟团队”。比如说一个项目的进行，随着项目的建立，各个部门的有关人员都可被加入到项目团队中，甚至可包括企业外聘的专家、相关客户、合作伙伴等。为统一目标而设的”虚拟团队”成员可以共享项目信息、被分配各自的任务、接受项目经理的监督、相互之间就某个问题进行探讨、参加网上的项目会议等。当然在这样的例子中，”虚拟团队”不光包含了人，还包含了财、物等资源，例如会议室、项目资料等。而在协同管理平台中，这些资源可以突破各种障碍而被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通、协调，从而保证目标的达成。

总结起来，协同管理以 “信息协同”、”业务协同”和”资源协同”对信息、业务和资源的三大孤岛问题提出了有效的解决方案。